Objectief
Onze opdracht bestond eruit om een lastenboek op te stellen en een marktbevraging uit te voeren, voor volgende elementen:
- Raamovereenkomst voor het leveren, het implementeren en de nodige hardware (thin clients, servers, actieve apparatuur (switchen), firewall, enz.) en software (Office, operating systems, virtualisatie software, enz.) ten behoeve van de vervanging/uitbreiding van het huidige informaticapark. Het betreft hier over de vernieuwing van een netwerk van 1100 gebruikers, verspreid over 30 locaties en twee datacenters.
- Leveren, implementeren en van de WAN, met inbegrip van de nodige beveiliging, ten behoeve van de netwerkinfrastructuur (datalijnen, zoals onder andere glasvezel, draadloos, breedband, enz.);
- Raamovereenkomst voor het leveren van diensten betreffende opleiding (Windows, Office, enz.) ten behoeve van de eindgebruiker.
Aanpak
In samenspraak met de ICT-afdelingen van de stad en het OCMW van Sint-Niklaas hebben we lastenboek opgesteld. Het betrof hierbij zowel het administratief als het technisch gedeelte, gaande van levering, over in productiestellen, tot de SLA. Er is geopteerd voor een onderhandelingsprocedure met bekendmaking op Europees niveau.
Nieuw was dat het aspect energieverbruik werd opgenomen in de gunningcriteria. D.m.v. meeting werd het effectief verbruik gemeten en dit verbruik werd verrekent in het gunningcriterium prijs.
Voor de offertevergelijking werd verschillende rondes ingelast, zijnde:
- Doorlezing van de offertes;
- Toelichting architectuur door de inschrijver
- Vraag & Antwoord sessies met de inschrijvers
- Bijsturingen Best Offer ronde.
- Best and Final Offer ronde.
Resultaat
Deze aanpak heeft geleid dat alle inschrijver naar elkaar toegroeiden qua oplossing en dat de inschrijvers beter vergelijkbaar waren. Bijkomend voordeel was de flexibiliteit, waardoor er uiteindelijk een oplossing aangeboden werd die voor alle partijen optimaal was.
