Context
Het Havenbedrijf gebruikt al sedert meer dan 10 jaar CAD-systemen ter ondersteuning van de tekenactiviteiten op de diverse tekenburelen. Naast deze CAD-systemen zijn er ook een aantal specifieke grafische systemen met betrekking tot GIS, het peilen van de dokken en de landmeetkundige opmetingen.
Waar met het klassieke tekenwerk de dienstverlening meer gecentraliseerd was, is er bij de ontplooiing van de CAD-infrastructuur een decentralisatie ingezet. Naast de evolutie van de grafische IT-middelen zien we op het administratieve domein een verdere professionalisering rond opvolging en archivering van elektronische documenten.
Objectief
Aan de hand van een 6-tal vragen dient er te worden gekeken of de huidige opzet verder kan geprofessionaliseerd worden. Dit zowel op het gebied van organisatie, middelen als ondersteuning.
De zes vragen zijn:
- Wat is het takenpakket van de diverse actoren en zijn er synergiën mogelijk?
- Hoe worden werkverdeling, werkopvolging en archivering opgevangen bij de diverse actoren (kwaliteitsborging)?
- Is er ondersteuning voorhanden en zo ja, hoe ervaren de gebruikers de huidige ondersteuning in hun job?
- Is er een eenduidig beleid rond CAD binnen het GHA en wordt dit nageleefd?
- Voldoen de gebruikte middelen aan de verwachtingen?
- Welke zijn de voor- en nadelen van een centrale ten opzichte van decentrale organisatievorm.
Aanpak
Voor deze opdracht werken wij volgens volgend plan van aanpak:
Fase 1: Deskresearch: D.m.v. de beschikbare documenten dompelen we ons onder in het Havenbedrijf om snel de werking en structuren te leren kennen;
Fase 2: Quick-Scan: We hebben doelbewust deze fase ingelast, omdat een quick-scan ons de mogelijkheid geeft om Doelstelling is in een vogelvlucht een globaal inzicht te krijgen in de huidige werking van de grafische IT binnen het havenbedrijf van Antwerpen, zodat we snel tot de kern van de zaak kunnen komen en indien nodig de opdracht tijdig kunnen bijsturen (zie fase 3).
Fase 3: Evaluatie en bijsturing audit opdracht: De prioriteiten en aspecten waarop de focus moeten liggen voor de diagnose fase worden definitief vastgelegd.
Fase 4: Diagnose: In deze fase zullen we d.m.v. themagerichte workshops de prioritaire domeinen verder uitspitten. Wij hebben alvast volgende thema’s voorzien:
- Beheersprocessen;
- Takenpakketten en werkverdeling;
- Informatiemanagement.
Fase 5: Brainstorming en studie: Vanaf deze fase gaan we ons verdiepen naar oplossingen toe. Daarvoor voorzien we eerst een fase waarin we mogelijke oplossingen bestuderen en gezamenlijk brainstormen rondom bepaalde thema’s. Wij zullen onze voorstellen benchmarken met het Havenbedrijf van Rotterdam. We hebben alvast volgende thema’s voorzien:
- Markttendensen en –evoluties;
- Datastructuren met bijhorende technologische architecturen;
- Standaarden en normen;
- Communicatievereisten naar partners en klanten toe, met inbegrip van de nodige integratie compliciance vereisten;
- Werkverdeling (in- & outsourcing);
- Organisatie en interne werkverdeling, met inbegrip van het vraagstuk rondom centralisatie of decentralisatie.
Fase 6: Voorstellen van oplossingen: Vanuit voorgaande fases en stappen distilleren we volgende scenario’s:
- Idealistisch scenario;
- Minimalistisch scenario;
- Realistisch scenario, wat haalbaar is en op maat van het havenbedrijf van Antwerpen.
