Dit project heeft tot doel vier bedrijfsprocessen te automatiseren, zijnde:
Het bedrijfsproces dat binnen de keuken gevolgd wordt om maaltijden te bereiden. Dit bedrijfsproces start bij de lange- en middelangetermijn behoeftebepaling in functie van cyclische en seizoengebonden maaltijden. In deze fase wordt een ruwe behoeftebepaling gedaan en wordt nagekeken welke bestellingen en raamcontracten opgestart dienen te worden. Binnen het bedrijfsproces bestaat eveneens de mogelijkheid om het invoeren van keuzemenu’s operationeel te maken. Dit betekent concreet dat de resident bijvoorbeeld tussen twee maaltijden en/of desserten kan kiezen in functie van zijn persoonlijke voorkeur. Natuurlijk dient het systeem rekening te houden met het dieetprofiel van de resident (bijv. geen suiker). Na opname van het exacte aantal te bereiden maaltijden, moet het systeem de keuken begeleiden bij het productieproces van de maaltijd. De gerechten moeten in het systeem zitten, zodat het systeem zelf kan bepalen welke hoeveelheid van een bepaald ingrediënt uit de voorraad moet genomen worden. Tot slot dient het systeem de keuken te begeleiden bij het correct voorbereiden van de bedeling (bijv. juiste volgorde, naamkaartjes, etc.), zodat de juiste maaltijd bij de juiste persoon terechtkomt.
Het bedrijfsproces dat de besteladministratie verzorgt behandelt alle activiteiten gaande van een voorlopige bestelbon, over de controle van de ontvangst van de goederen tot de opvolging en controle van de betalingsopdracht van de geplaatste bestelling.
Het bedrijfsproces dat het voorraadbeheer verzorgt: binnen dit proces worden de op- en afname van de stockbewegingen bijgehouden.
Het bedrijfsproces dat de kostenregistratie verzorgt: elke stockbeweging dient binnen dit bedrijfsproces afgepunt te worden tegenover ofwel een afdeling (inkomende stockbewegingen) ofwel een verbruiker (in casus een resident of personeelslid) bij uitgaande stockbewegingen. Dit geeft ons een analytisch inzicht op de budgetstromen binnen het OCMW.
Aanpak
Volgende gefaseerde aanpak werd uitgevoerd:
Fase 1: Opstellen vereisten (requirements): Daartoe werden eerst de behoeften op business vlak geïnventariseerd en werden de onderliggende processen geïnventariseerd. In een volgende fase werden de processen in detail uitgeschreven en werden op basis van deze processen de minimale bepalingen en vereisten uitgeschreven in een lastenboek.
Fase 2: Marktbevraging
Fase 3: Gefaseerde implementatie
Resultaat
Fase 1: Lastenboek
Fase 2: Marktbevraging De marktbevraging werd in twee stappen georganiseerd. Eerst een kandidatuurstelling en vervolgens een offerteaanvraag. Volgende firma’s hadden een offerte neergelegd:
Cegeka heeft aangeboden met een sterk gespecialiseerde toepassing voor keukenbeheer.
Anaxis heeft aangeboden met standaardmodules van het ERP-pakket Navision.
Trasys heeft aangeboden met standaardmodules van het ERP-pakket Axapta.
Trasys had als enige inschrijver een totaal geïntegreerde oplossing voor alle bedrijfsprocessen aangeboden. Zij maken hiervoor gebruik van de modules “productie” van Axapta. Zij beschouwden de keuken als een productie-eenheid, welke moet en kan beheerd worden als elke andere productie-eenheid uit de bedrijfswereld. Deze oplossing vereiste een hoge integratie met de bestaande toepassingen van CEVI. Daarom werd CEVI betrokken tijdens het aanbestedingsproces en werden gedetailleerde afspraken gemaakt over de uitwisselingsprotocollen.
De marktbevraging resulteerde in:
Een gunningadvies ten voordele van Trasys;
Een gunningadvies ten voordelen van CEVI inzake de integratieproblematiek;
Een technisch document en contract tussen alle partijen op vlak van integraties (Trasys, CEVI en OCMW Evergem)
Document met de noodzakelijke organisatorische te nemen maatregelen.
FASE 3: Implementatie TOP Consultants bvba nam volgende activiteiten waar tijdens de implementatiefase:
Projectmanager;
Changemanager: TOP Consultants verzorgde de gebruikerstraining en verzorgt de gebruikershelpdesk. Onze consultants staan ook het management bij om adviezen te verstrekken op organisatorisch vlak.
Tester: Onze consultants hebben de testen gestuurd en deels uitgevoerd.
Algemene operationele ondersteuning: Onze consultants sprongen mee in het veld, en waren niet vies om operationeel in te springen (input van data, enz.)