Situering
Binnen het provinciebestuur van Antwerpen nemen de huidige proces- & documentbeheersystemen een strategische ondersteunende positie in bij de uitvoering van hun opdracht. We kunnen heel gerust zeggen dat het softwaresysteem de kernbedrijfsprocessen ondersteunt en onderhoudt. De huidige toepassingen zijn evenwel technologisch verouderd en voldoen niet meer aan de huidige noden en vereisten om het takenpakket efficiënt en kwalitatief uit te voeren. Er heerst momenteel een gebrek aan uniformiteit en de toepassingen zijn onvoldoende geïntegreerd, waardoor de bedrijfsprocessen onvoldoende gemonitord kunnen worden en bijgevolg onvoldoende kwalitatieve managementinformatie kunnen genereren, om de organisatie correct bij te sturen in de gewenste richting.
Het provinciebestuur wenst daarom de huidige systemen te vervangen door één modern softwaresysteem, waarbij zowel de sterktes van de huidige toepassingen gewaarborgd blijven, als de tekortkomingen opgevangen worden. Ook moet het nieuw softwaresysteem gereed zijn voor de nieuwe uitdagingen waarvoor het provinciebestuur van Antwerpen staat. We denken hierbij concreet aan het e-government concept, waarbij elektronische dienstverlening volledig geïntegreerd zal moeten worden in het onderliggend nieuw softwaresysteem. Deze elektronische dienstverlening kan bestaan uit e-mails (al dan niet digitaal ondertekend), e-loketten, elektronische bezwaarschiftenprocedures, enz.
Het objectief van de opdracht
De opdracht behelst het uitwerken van een algemeen dossieropvolgingssysteem voor alle diensten van het provinciebestuur, gaande van de milieuvergunningsdienst, de dienst ruimtelijke ordening, de dienst wegen & infrastructuur, de dienst logistiek tot de kabinetten van de griffier en de gouverneur.
Fase 1: Van voorstudie tot lastenboek
Fase 1.1. Planning & Scoping
Fase 1.2. Ontwikkeling strategische visie & technologisch concept
De opdracht werd doelbewust in het ruimer kader van “kennismanagement” gepositioneerd. Wij waren namelijk de mening toegedaan dat de initiële domeinen van “document- & workflowmanagement” te beperkt waren op middenlange termijn. Zeker indien we dachten aan de uitdagingen van e-government. Doelstelling was een herdefiniëring van de domeinen welke onderzocht moeten worden.
Fase 1.3. Vaststellen functionele noden en behoeftes
Vervolgens hebben wij in samenwerking met de IT-afdeling van het provinciebestuur een grondige inventarisatie gedaan van de technologische en software architectuur, maar ook van de IT-organisatie, waarna wij een SWOT (strenghts, weaknesses, opportunity & threads) analyse uitgevoerd hebben van de huidige proces- & documentbeheer toepassingen.
Om de toekomstige behoeften te bepalen hebben wij een SWOT-analyse uitgevoerd van het afhandelingproces bij documenten. In deze fase trokken wij de opdracht open naar ook de “papieren” documenten. In detail hebben wij het postmanagement (begin van het proces) en de archivering geanalyseerd (einde van het proces). Om een kwalitatief lastenboek op te kunnen stellen, hebben wij ons gebaseerd op de richtlijnen zoals deze gepreciseerd zijn de ISO 15489 norm, welke speciaal ontwikkeld zijn voor documentafhandeling en hebben wij ons gebaseerd op de MoReq specificaties welke in opdracht door de Europese Gemeenschap zijn opgesteld en een beschrijving geeft welke functionaliteiten onderzocht moeten worden in het kader van Record Management (=onderdeel van workflow management). Tot slot punten werden de toekomstige behoeften afgetoetst in het kader van e-government, multi-channel aanpak, enz.
Fase 1.4. Onderliggende ICT architectuur
Fase 1.5. Implementatieplan & impactanalyse
In deze fase hebben wij een implementatieplan en impactanalyse opstellen, waarbij we vooral aandacht besteed hebben aan de “hoe” vraag. Dit vertaalde zich in een migratieplan, een veranderingsprogramma, het budget, de impact, enz.
Fase 1.6. Opstellen lastenboek
Fase 2: De juiste partner kiezen
Conform de Wet op de Overheidsopdrachten werd het selectietraject opgesplitst in enerzijds een kandidatuurstelling en anderzijds een offertefase.
2.1. Kandidatuurstelling: We hebben het dossier geholpen bij het opstellen van een kandidatuurstellingdossier, waarop alle kandidaat-inschrijvers moesten antwoorden. Vervolgens hebben we samen met het provinciebestuur van Antwerpen de kandidaturen geëvalueerd op o.a. volgende elementen:Hun organisatie (opbouw, ordegrootte, helpdeskorganisatie, etc.)Hun expertise op vlak van ECM (referenties en beschikbare knowhow);Hun financiële draagkracht (kunnen zij een project van 4 mio grotendeels voorschieten);De voorgestelde producten.
2.2. Offertefase: Rekeninghoudend met de zeer grote complexiteit hebben we een evaluatiemethodiek opgesteld en deze samen met het bestuur in uitvoering gebracht.
