Objectief
De gemeente Wingene wenste een Quickscan te laten opmaken van de ICT-infrastructuur, van de software en van het gebruik ervan in de verschillende doelstellingen. De doelstellingen van deze doorlichting waren:
- Hoe bereikt Wingene zo’n hoog mogelijke integratie en gelijkvormigheid binnen en tussen de diensten;
- Hoe optimaliseren de gemeente Wingene zijn data, opdat deze beschikbaar wordt voor andere diensten ?
- Welke protocollen (databeheer, ICT-gebruik) heeft Wingene hiervoor nodig ?
- Welke maatregelen dienen genomen worden opdat ICT-projecten succesvol volgens planning en binnen budget opgeleverd kunnen worden?
- Het beoordelen van de huidige en toekomstige personeelsomkadering welke noodzakelijk is voor een goede werking van de ICT-organisatie;
- Een inschatting maken van de noodzakelijke resources en kwalificaties binnen de ICT-organisatie;
- Evalueren van de interne kennis van de ICT-medewerker(s);
- Het management adviseren inzake richtlijnen voor te treffen maatregelen.
Plan om te komen tot een ICT-Masterplan
Ons baserend op onze jarenlange ervaring in de lokale publieke sector hebben wij een plan van aanpak voorgesteld, bestaand uit drie fase, zijnde diagnose, evaluatie d.m.v. een SWOT-analyse en het opstellen van een ICT-Masterplan. Volgende paragrafen lichten deze fases kort toe:
Fase 1: Diagnose
Doelstelling van deze fase is een grondig inzicht te krijgen in de huidige werking van de ICT in de gemeente Wingene De activiteiten, in deze fase, zijn gericht om een antwoord te vinden op volgende vragen om alzo een inzicht te krijgen op de toekomstige IT behoeften:
- Waar is onze organisatie vandaag gepositioneerd ?
- Wat zijn de huidige knelpunten en problemen ?
- Wat zijn de oorzaken van deze knelpunten en problemen ?
- Wat zijn onze huidige business/technologische bekommernissen ?
- Wat is de ambitie van het beleid? Welke graad van dienstverlening (informatie, participatie, dienstencataloog, elektronisch loket, ...) streeft men na?
- Wat vragen uw klanten (burgers, bedrijven, ....)
Fase 2: Evaluatie d.m.v. een SWOT-analyse
Er rekening mee houdend dat informatica geen doel op zich is maar een middel om bepaalde organisatiedoelstellingen te bereiken, zal de huidige informaticasituatie d.m.v. SWOT-analyse beoordeeld worden tegenover de doelstellingen van het bestuur zoals geëxpliciteerd in uw beleidsnota, tegenover vergelijkbare organisaties en tegenover best-pratices vanuit de bedrijfswereld. Deze SWOT analyse zal resulteren in duidelijk inzicht van zwakheden en sterktes van elk systeem alsook de ondersteunende ICT-organisatie, waarbij verbeteringsopportuniteiten zullen geïdentificeerd worden. Vanuit deze resultaten kunnen de basisbeginselen van een gemeenschappelijke en gedragen ICT-visie opgesteld worden.
Fase 3: Het ontwikkelen van een ICT-Masterplan
Het resultaat van deze fase is een lijst van delta’s (leemtes) tussen ‘wat vandaag is’ en ‘wat er morgen zou moeten zijn’. Daartoe zullen wij een kennisoverdrachtsessie organiseren, aangevuld met enkele brainstormingssessies. De resultaten zullen vertaald worden naar logische ICT-projecten, waarna deze in samenspraak met de stuurgroep gewaardeerd (i.f.v. inzet, prijs, graad van dienstverlening) worden en in functie van hun prioriteit gerangschikt worden. Al deze elementen samen aangevuld met de verbeteringsvoorstellen uit de vorige fase worden vervolgens vertaald naar een samenhangend en coherent ICT-Masterplan. Om een volledige ICT-Masterplan te ontwikkelen en te realiseren is de ontwikkeling van een degelijke ondersteunende ICT-organisatie onontbeerlijk. We zullen daartoe de missie van de toekomstige ICT-organisatie bepalen en binnen welke organisatiestructuur deze dient te opereren. Eveneens zullen we het takenpakket en de globale aanpak definiëren. Tot slot wordt het ICT-Masterplan voorzien van een kostenplan. Dit zal een realistische kostenraming zijn van de totale kost van de implementatie van het ICT-Masterplan.
