Objectief
Het objectief is een studie uitvoeren in het kader van de invoering van een globaal elektronisch dossierbeheer, welke moet resulteren in een lastenboek.
Plan van Aanpak
Het plan van aanpak, welke TOP Consultants hiervoor gebruikt, bestaat uit:
- Fase 1. Planning & Scoping
- Fase 2. Ontwikkeling strategische visie & technologisch concept
- Fase 3. Vaststellen functionele noden en behoeftes
- Fase 4. Onderliggende ICT architectuur
- Fase 5. Implementatieplan & impactanalyse
- Fase 6. Opstellen lastenboek
Gebruikmakend van de opgedane knowhow
TOP Consultants zal de resultaten van zijn referentie bij het provinciebestuur van Antwerpen als basis voor deze studie gebruiken. Dat heeft het voordeel dat de gemeente Heusden-Zolder enerzijds zeker is van een bewezen aanpak, maar ook dat er veel sneller “to-the-point” gekomen kan worden om tot een aangepast lastenboek, op maat van de noden van Heusden-Zolder, te komen.
Behoeftenanalyse
De opdracht wordt doelbewust in het ruimer kader van “kennismanagement” gepositioneerd. TOP Consultants is namelijk de mening toegedaan dat het domein van “documentmanagement” mogelijks te beperkt kan zijn naar de middenlange termijn toe.
Om de toekomstige behoeften te bepalen zal TOP Consultants een analyse uitvoeren van uw afhandelingsproces bij documenten. In deze fase trekt TOP Consultants de opdracht open naar ook de “papieren” documenten. In detail zal TOP Consultants het postmanagement (begin van het proces) en de archivering analyseren (einde van het proces). Om een kwalitatief lastenboek op te stellen baseert TOP Consultants zich op de richtlijnen zoals deze gepreciseerd zijn de ISO 9126 en ISO 15489 norm, welke respectievelijk speciaal ontwikkeld zijn voor de kwalitatieve software en voor documentafhandeling. Weeral in het kader om het wiel niet opnieuw uit te vinden, zal TOP Consultants zich eveneens baseren op de MoReq specificaties welke in opdracht door de Europese Gemeenschap zijn opgesteld. De MoReq specificaties geven een beschrijving van welke functionaliteiten onderzocht moeten worden in het kader van Record Management (=onderdeel van documentmanagement), hoe een metadatamodel opgebouwd dient te zijn, en bevat eveneens een gedetailleerd hoofdstuk hoe men de concept van een digitale handtekening moet integreren in een document management systeem. Tot slot punten zal TOP Consultants de toekomstige behoeften bepalen in het kader van e-government, multi-channel aanpak, enz.
Vervolgens zal TOP Consultants de gemeente Heusden-Zolder adviseren over de noodzakelijke onderliggende software en technologische architectuur.
Realisatie- & beheersplan
TOP Consultants zal een “Realistatie- en beheersplan” opstellen dat enerzijds de implementatie beschrijft en anders de te verwachten impact onder de loep neemt. Kortom, binnen het “Realisatie- en beheersplan” wordt vooral aandacht besteed aan de “hoe” vraag. Dit vertaalt zich in een migratieplan, een veranderingsprogramma, het budget, de impact, enz.
Lastenboek
Uiteindelijk worden alle elementen samengevat en vertaald naar een lastenboek.
